DSGVO & Datensicherheit

Kanzleibase – So schützen wir Ihre Daten

Kanzleibase verarbeitet sensible Buchhaltungsdaten. Datenschutz und Sicherheit haben für uns höchste Priorität. Diese Übersicht dokumentiert alle Maßnahmen, die wir zum Schutz Ihrer Daten ergreifen.

1 Hosting & Datenstandort

✓ Server in Deutschland (Hetzner, Nürnberg/Falkenstein)

✓ KI-Verarbeitung in Frankfurt (AWS eu-central-1)

✓ Keine Datenübermittlung außerhalb der EU

✓ TÜV Rheinland geprüfte Rechenzentren

2 Verschlüsselung

✓ TLS 1.2+ für alle Verbindungen

✓ HTTPS-Verschlüsselung (Let’s Encrypt)

✓ Passwörter kryptografisch gehasht (PBKDF2-SHA256, 100.000 Iterationen)

✓ Verschlüsselte Datenbank-Verbindungen (SSL)

3 Zugriffskontrolle

✓ Rollenbasiertes Rechtesystem (Admin, Bearbeiter, Nur-Lesen)

✓ Kanzlei-Isolation – jede Kanzlei sieht nur eigene Daten

✓ Firewall mit Whitelist (nur HTTPS-Port offen)

✓ SSH nur per Schlüssel-Authentifizierung

✓ Brute-Force-Schutz (Rate-Limiting auf Login)

✓ Beleg-Dateien nur mit gültiger Anmeldung abrufbar

✓ Secure Cookies (nur über HTTPS)

✓ Admin-Zugang IP-beschränkt

4 Datensicherung

✓ Tägliche automatische Backups

✓ 14 Tage Backup-Aufbewahrung

✓ Server-Monitoring alle 5 Minuten

✓ Audit-Logging aller Benutzeraktionen

5 KI-Beleganalyse

Die automatische Belegerkennung nutzt AWS Bedrock (Claude) im Rechenzentrum Frankfurt:

Daten werden nicht für KI-Training verwendet
Keine dauerhafte Speicherung bei AWS – Daten werden nur zur Verarbeitung übergeben
Alle Ergebnisse können manuell geprüft und korrigiert werden
Keine automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher Wirkung (Art. 22 DSGVO)

6 Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO)

Dienstleister	Zweck	Standort	AVV
Hetzner Online GmbH	Server & Datenbank	Deutschland	✓ Abgeschlossen
Amazon Web Services	KI-Beleganalyse	Frankfurt (eu-central-1)	✓ AWS DPA
Microsoft 365	E-Mail-Verarbeitung	EU (Irland)	✓ Microsoft DPA
Vercel Inc.	Website-Hosting	EU-Rechenzentren	✓ Vercel DPA

7 Ihre Rechte

✓ Auskunft – Welche Daten sind gespeichert? (Art. 15)

✓ Berichtigung – Korrektur falscher Daten (Art. 16)

✓ Löschung – Vollständige Datenlöschung auf Wunsch (Art. 17)

✓ Datenexport – DATEV-konformer Export jederzeit (Art. 20)

Kontakt für Datenschutzanfragen: support@kanzleibase.de

8 Löschkonzept

Datenkategorie	Löschfrist	Methode
Belege & Belegdaten	Auf Wunsch jederzeit / 30 Tage nach Vertragsende	Automatisiert (Datenbank + Dateien)
Benutzerkonten	Sofort bei Konto-Löschung	Automatisiert
Session-Daten	24 Stunden	Automatischer Verfall
Backups	14 Tage (Rolling)	Automatisch überschrieben

9 Kein Tracking

✓ Kein Google Analytics

✓ Keine Werbung

✓ Keine Drittanbieter-Tracker

✓ Nur funktionales Session-Cookie (kein Banner nötig)

• Verantwortlicher

MF Consulting – Mirco Fabry
Hans-Böckler-Straße 12, 59348 Lüdinghausen
support@kanzleibase.de

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