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Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB)

Nutzungsbedingungen für Kanzleibase – Stand: 27.03.2026

§1 Geltungsbereich

  1. Diese AGB gelten für die Nutzung der Kanzleibase-Software („Dienst“) durch Steuerberatungskanzleien („Kunde“).
  2. Anbieter ist MF Consulting, Mirco Fabry, Hans-Böckler-Straße 12, 59348 Lüdinghausen („Anbieter“).
  3. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur bei ausdrücklicher schriftlicher Zustimmung des Anbieters.

§2 Leistungsbeschreibung

  1. Der Dienst umfasst:
    • Automatisierte Belegerfassung via E-Mail und Upload
    • KI-gestützte OCR-Erkennung und Kategorisierung
    • DATEV-konformer Export (EXTF-Format)
    • Multi-Tenant Dashboard mit Benutzerverwaltung
  2. Der Dienst wird als Software-as-a-Service (SaaS) bereitgestellt und über das Internet genutzt.

§3 OCR-Erkennung und Prüfpflicht

Wichtiger Hinweis: Die KI-gestützte Erkennung kann Fehler enthalten. Die Prüfpflicht der erkannten Daten liegt ausschließlich beim Kunden (Steuerberater). Der Anbieter haftet nicht für fehlerhafte OCR-Ergebnisse.

  1. Die OCR-Erkennung erfolgt mittels künstlicher Intelligenz (Amazon Bedrock / Claude) und liefert Ergebnisse mit einer angegebenen Konfidenz (hoch, mittel, niedrig).
  2. Der Kunde ist verpflichtet, alle erkannten Werte vor der Freigabe und dem DATEV-Export zu prüfen. Dies gilt insbesondere für Beträge, Kontierungen und Steuersätze.
  3. Die OCR-Ergebnisse stellen unverbindliche Vorschläge dar. Der Anbieter übernimmt keine Gewähr für deren Richtigkeit, Vollständigkeit oder steuerliche Korrektheit – unabhängig davon, ob der Kunde die Ergebnisse geprüft hat.
  4. Der Anbieter übernimmt keine Haftung für Schäden, die durch fehlerhafte OCR-Ergebnisse entstehen. Die steuerliche und buchhalterische Verantwortung verbleibt vollständig beim Kunden.

§4 Verfügbarkeit

  1. Der Anbieter strebt eine Verfügbarkeit des Dienstes von 99% im Jahresmittel an. Der Anbieter ist verpflichtet, Ausfälle und Störungen schnellstmöglich zu beheben.
  2. Geplante Wartungsarbeiten werden mit mindestens 24 Stunden Vorlauf per E-Mail angekündigt und finden vorzugsweise außerhalb der Geschäftszeiten (Mo-Fr, 8-18 Uhr) statt.
  3. Unterschreitet die Verfügbarkeit 95% in einem Kalendermonat, hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Ende des betroffenen Monats.
  4. Höhere Gewalt, Störungen bei Drittanbietern (Hetzner, AWS, Microsoft) oder Internetausfälle begründen keinen Anspruch auf Schadensersatz, sofern der Anbieter diese nicht zu vertreten hat.

§5 Datenschutz und Datensicherheit

  1. Der Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) ist Voraussetzung für die Nutzung des Dienstes. Der AVV wird als separater Vertrag geschlossen und ist Bestandteil dieser Vereinbarung. Der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich gemäß der DSGVO und auf Grundlage des AVV.
  2. Alle Daten werden auf Servern in Deutschland (Hetzner, Nürnberg) gespeichert.
  3. Die Übertragung erfolgt ausschließlich TLS-verschlüsselt (TLS 1.2+).
  4. Details finden sich in der Datenschutzerklärung und der Sicherheitsübersicht.

§6 Vertragslaufzeit und Kündigung

  1. Der Vertrag wird als Jahreslizenz geschlossen. Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate ab Vertragsschluss.
  2. Der Vertrag verlängert sich automatisch um jeweils weitere 12 Monate, sofern er nicht mit einer Frist von 3 Monaten vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit gekündigt wird.
  3. Die Kündigung bedarf der Textform (E-Mail genügt).
  4. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

§7 Datenexport bei Kündigung

Ihre Daten gehören Ihnen. Bei Kündigung können Sie alle Daten als ZIP-Archiv herunterladen – innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende.

  1. Der Kunde kann jederzeit über das Dashboard alle seine Daten exportieren (Belege als CSV, zugehörige PDF-Dateien, Änderungshistorie).
  2. Nach Vertragsende steht der Datenexport für 30 Tage zur Verfügung.
  3. Nach Ablauf der 30-Tage-Frist werden alle Daten des Kunden gemäß dem DSGVO-Löschkonzept unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

§8 Preise und Zahlung

  1. Die aktuellen Preise ergeben sich aus der jeweils gültigen Preisliste auf der Website oder dem individuellen Angebot.
  2. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zahlbar.
  3. Angemessene Preisanpassungen aufgrund gestiegener Betriebskosten (Infrastruktur, Drittanbieter-APIs, Personal) werden mit einer Frist von 30 Tagen zum nächsten Abrechnungszeitraum angekündigt. Preisänderungen dürfen 10% pro Jahr nicht übersteigen. Bei jeder Preiserhöhung hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht.

§9 Haftung

  1. Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit.
  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten („Kardinalpflichten“). In diesem Fall ist die Haftung auf den vorhersehbaren, vertragstypischen Schaden beschränkt.
  3. Die Haftung bei leichter Fahrlässigkeit ist auf den höheren der folgenden Beträge begrenzt: (a) die vom Kunden in den letzten 12 Monaten gezahlte Vergütung oder (b) 10.000 EUR.
  4. Die Haftung für mittelbare Schäden und entgangenen Gewinn ist – außer bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit – ausgeschlossen. Die Haftung für Datenverlust ist auf den typischen Wiederherstellungsaufwand bei regelmäßiger, der Datenbedeutung angemessener Datensicherung beschränkt.

§10 Pflichten des Kunden

  1. Der Kunde ist für die Geheimhaltung seiner Zugangsdaten verantwortlich.
  2. Der Kunde stellt sicher, dass nur autorisierte Personen Zugang zum Dienst erhalten.
  3. Der Kunde ist verpflichtet, regelmäßige Datensicherungen seiner exportierten Daten durchzuführen.
  4. Der Kunde prüft alle OCR-Ergebnisse vor dem DATEV-Export (siehe §3).

§11 Änderungen der AGB

  1. Unwesentliche Änderungen (z.B. Klarstellungen, redaktionelle Anpassungen, Ergänzungen ohne Nachteil für den Kunden) kann der Anbieter mit einer Frist von 30 Tagen per E-Mail mitteilen. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten die Änderungen als angenommen. Auf das Widerspruchsrecht wird in der Mitteilung hingewiesen.
  2. Wesentliche Änderungen (z.B. Leistungseinschränkungen, Haftungsänderungen, neue Pflichten des Kunden) bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Kunden. Bei Verweigerung der Zustimmung hat der Kunde ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des geplanten Inkrafttretens.
  3. Der Kunde wird in der Änderungsmitteilung klar darauf hingewiesen, ob es sich um eine wesentliche oder unwesentliche Änderung handelt.

§12 Schlussbestimmungen

  1. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland.
  2. Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertrag ist Düsseldorf, sofern der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.
  3. Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.

MF Consulting – Mirco Fabry – 59348 Lüdinghausen

info@mf-consulting.digital – kanzleibase.de